用流程分析的方法实现部门职责匹配 ——职责匹配图(Role Mapping)

 

在组织设计过程中,美世认为:企业战略、组织结构与流程之间有着紧密的联系。进行公司总部的组织结构设计时,公司战略对组织设计的影响远大于流程对组织设计的影响;且随着设计组织在企业中的层级越低,流程对组织设计的影响越大。然而,流程与岗位职责不清,岗位设置不合理等问题往往会成为企业组织设计中经常遇见的挑战。在这里,为大家介绍一个非常实用的小工具:职责匹配图(Role Mapping)。它形式上并不复杂,但在流程梳理和职责匹配方面能够发挥重要的作用。

职责匹配图(role mapping)是由部门职责和岗位职责所构成的二维矩阵工具,指出部门的每个职责分布在哪些岗位,这些岗位所(应该)承担的部分,所产出和负责的结果,所扮演的角色各是什么?在这个矩阵中,我们会在横轴列举本部门的岗位名称,纵轴则罗列根据部门管理流程拆解出的部门职责。对应于某岗位和某一职责的单元格内,再根据该职责的细化流程,匹配和描述该岗位所承担的具体职责。

示例

 

职责匹配图能够发挥哪些作用?

大体上分为两个方向。

其一,当组织面临新建事业部或子部门,需要自上而下全局式地将部门职责匹配到各岗位上,形成各个岗位的职责列表时职责匹配图能够帮助我们基于流程分解,开展部门职责匹配这里需要说明的是,任何一个部门职责都不会由单一岗位完成,而是共同负责完成,但各个岗位的角色不同,因而职责不同。匹配时应当先确定角色,再推导岗位职责。

其二,当组织需要诊断当前的岗位设置,审视岗位职责分工是否存在问题时,职责匹配图能够帮助我们厘清现状,有效避免职责的遗漏、交叉或者重叠。例如下图所示,当我们基于招聘管理流程的多层分解,明确岗位角色并推导出全部的岗位职责后,副处长这一岗位的职责呈现出明显的不饱满,这种情况下我们就需要思考是否有必要设置这一岗位?是否考虑将其它岗位的职责移出一部分至该岗位,使其职责饱和?

示例

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