如何快速明晰岗位角色与职责分工?

职责分解ARCPI工具

 

在我们的实际工作中,为了完成某项工作,一个工作流程会流过不同的岗位,这个时候,如果各个相关岗位的角色与职责界定不清晰,往往会产生跨岗位或部门的冲突和误解,甚至出现职责推诿与相互扯皮的现象。在这里,我们向你介绍一个非常实用的职责分解工具:ARCPI。它可以帮助您分析、澄清各项工作执行过程中各相关岗位之间的职责关系,帮助您更好地分配工作,分清职责边界,加强跨岗位与部门合作。

那么,ARCPI是如何帮助我们来描述和明确一个岗位在一个流程上的角色分工呢?

我们认为,当一个工作流程流过一个岗位时,这个岗位只会扮演5种角色

第一种是审批(Approval-Veto):也就是这个岗位对某项活动有审核批准或否决的权利

第二种是负责(Responsibility):也就是负责启动并跟踪某一活动,并确保该活动的顺利完成。对该活动的结果负责,主要是“管理”该活动,并不一定需要亲自去完成它。

第三种是咨询(Consultation):这里是指为某项活动提供咨询或建议;

第四种是参与(Participation):是指作为行动小组成员之一参与该活动;

第五种是被告知或获悉 (Informed):是指这个岗位在流程中的某项活动,务必被告知,但是没有直接影响力。

 

以我们非常熟悉的绩效管理工作举例说明:

ARCPI图例-1:绩效管理

ARCPI图例-1:绩效管理

 

如果我们将绩效管理的工作内容进行活动拆解,那么,其中绩效目标的设定、绩效评估以及基于评估结果的员工发展计划制定,均是由各个部门负责人直接对本部门该工作负责,公司高管多为审批者的角色,而人力资源部门则更多作为内部咨询顾问的角色,为该工作提供方法、流程、工具等专业咨询或建议。但对于像建立绩效评估系统、确定员工发展潜力和职业发展计划的工作,HR则成为主要负责人,业务部门更多是参与者与被告知的角色。

ARCPI图例-2:人力资源管理

ARCPI图例-2:人力资源管理

 

运用ARCPI工具,我们只需要把每个岗位在工作流程上扮演的角色描述出来就等于明确了这个岗位的一条职责。一个岗位也许会涉足多个流程,每个流程流过这个岗位时,都需要它来承担一定的职责,通过对这些职责的汇总,我们就可以准确的勾画出这个岗位的角色分工和岗位说明书了。

规则说明

规则说明

 

在具体职责分解时,我们还需要注意一些规则,首先,没有直接关系的可以留空;其次,R*是指只对本部门内的该工作负责;另外,每一个工作都有而且通常只有一项R。因此,务必就此项R形成共识,或由上级拍板决定。达不成共识时常见的方法是将工作细分,或将R上移给上级主管。然后,C、I尽量少用,岗位说明书以A、R、P描述的工作为主

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